表記ゆれを防ぐ3つの方法とは？編集・校正で押さえたい基本ポイント
表記ゆれとは？
表記ゆれとは、同じ意味を持つ言葉が、文章内において異なる表記で混在している状態を指します。一見すると小さな違いに思えるかもしれませんが、文章内に表記ゆれがあると「どちらが正しいのだろう？」「意図的に使い分けているのだろうか？」と、読者を迷わせてしまう原因になります。その結果、文章に読みにくさや違和感が生じ、全体として雑に作られた印象や、信頼性の低い印象を与えかねません。
また、制作側にとっても表記ゆれは大きな負担になります。編集者や校正者が適切な表記に迷い、過去の号を確認したり、前任者に問い合わせたりと、想定外の工数が発生する原因になります。特に、複数人で原稿を作成・チェックする体制では、表記ルールが曖昧なほど、修正や確認に時間と手間がかかりがちです。
そこで本記事では、表記ゆれを未然に防ぎ、読みやすく整った文章を作るための方法を、具体例とともに3つご紹介します。
主な表記ゆれの例
送り仮名
送り仮名には一定の基準がありますが、時代や媒体によって許容される表記が異なる場合もあります。例えば「行う」は一般的な表記ですが、誤読を防ぐために「行なう」という送り仮名が使われるケースもあります。
また、「受付／受け付け」、「引取／引き取り」のように、名詞として使う場合と動詞として使う場合で適した送り仮名が変わる言葉も多く、文脈に応じた使い分けが必要です。
【例】
「行う」⇔「行なう」
「受付」⇔「受け付け」
漢字・ひらがな
漢字にするか、ひらがなにするかは、特に表記ゆれが起こりやすいポイントです。例えば「いただく」は、補助動詞として使う場合はひらがなにする、といったルールをあらかじめ決めておくことで、文章の統一感が保たれます。
また、「おりる」「下りる」「降りる」のような同音異義語は、意味を正確に伝えるためにも表記の使い分けが重要です。
【例】
「～して頂く」⇔「～していただく」
「改めて」⇔「あらためて」
▼漢字とひらがなの使い分けの基準は、以下の記事もあわせて参考にしてみてください。
カタカナ
カタカナ表記は、媒体や業界によって基準が異なりやすい項目です。特に、音引き「ー」の有無は表記ゆれが発生しやすく、基準を決めていないと混在しがちです。
【例】
「モーター」⇔「モータ」
「コンピューター」「コンピュータ」
英語
英語表記は、小文字・大文字、全角・半角など、複数の表記ゆれが同時に発生しやすいです。基本的な表記ルールを定めておくほか、製品名やサービス名などの固有名詞については、必ず公式表記を確認しましょう。
【例】
「Word」⇔「word」⇔「WORD」
「Web」⇔「web」⇔「WEB」
数字・記号
数字は、算用数字と漢数字の使い分け、カンマの有無、全角・半角など、表記ゆれが起こりやすい要素が多く含まれます。また、「m」と「cm」、「L」と「mL」など、単位の不一致は読み手の理解に影響するため注意が必要です。縦書き・横書きによって適切な表記が異なる点も考慮しましょう。
【例】
「1人」⇔「一人」
「1.2m」⇔「120cm」
「1000円」⇔「1,000円」
住所表記
住所表記では、正式表記と簡略表記のどちらを採用するかは、文書の目的次第です。案内文や公的文書では正式表記、Web媒体などでは読みやすさを優先した簡略表記など、文書の目的に応じた統一が必要です。
【例】
「1丁目1番地1号」⇔「1-1-1」
旧字体・新字体（固有名詞など）
旧字体・新字体の扱いは、「常用漢字表」を基準に考えるとよいでしょう。ただし、人名や商品名などの固有名詞については、本人や公式の表記を最優先にするのが基本です。
また、印刷物では旧字体が正しく表示されない場合もあるため、作業環境にも注意が必要です。制作会社に事前に確認しておくと安心でしょう。
【例】
「櫻井」⇔「桜井」
「ウイスキー」⇔「ウヰスキー」
その他
「箇所」⇔「か所」⇔「ヵ所」
「四ツ谷」⇔「四ッ谷」⇔「四谷」
表記ゆれを防ぐ3つの方法
1．表記ルールを設定する
まず取り組みたいのが、表記ルールの明文化です。
表記ルールを設定することで、誰が原稿を書いても、誰が校正しても、同じ基準で表記を統一できるようになります。
表記ルールは、WordやExcelなどのツールで一覧化しておくと管理しやすく、更新もしやすくなります。
表記ルール作成のポイント①参考資料を基準にする
ゼロから独自のルールを作成するのはハードルが高く、さらには判断が属人的になりがちです。公的資料や新聞社の用語集など、信頼できる基準をベースにすることで、迷いの少ないルール作りができます。
【参考資料の例】
・『内閣告示・内閣訓令』
・『記者ハンドブック 第14版 ―新聞用字用語集－』（一般社団法人共同通信社 編著）
・『【改訂新版】朝日新聞の用語の手引』（朝日新聞出版）
・『最新公用文用字用語ハンドブック (間違いやすい用字用語の解説)』（夢の友出版）
表記ルール作成のポイント②社内用語や専門用語をまとめる
略称や業界用語、社内用語は、特に表記ゆれが起こりやすい項目です。校正者が迷わないよう、正式名称・略称・使用する表記をあらかじめ整理しておきましょう。
すでに原稿の表記統一を行った場合は、表記ルール自体の更新も忘れずに行うことが重要です。
【表記統一表の例】
2．素読み校正・突き合わせ校正・読み合わせ校正を行う
作成した表記ルールに沿って表記統一した後でも、見落としが残っている可能性はあります。そのため、表記統一後に改めて素読み校正を行うようにしましょう。素読み校正に加え、突き合わせ校正や読み合わせ校正を行うことで、より精度の高い表記チェックが可能になります。
素読み校正とは
素読み校正とは、原稿全体を通して読み、文章の流れや表記、誤字脱字を確認する基本的な校正方法です。
突き合わせ校正とは
原稿とゲラ（校正誌）を並べ、情報や表記、デザインを一つひとつ見比べて確認する方法です。確認済みの箇所に印をつけながら進めることで、作業の抜け漏れを防げます。
読み合わせ校正とは
2人1組で行う校正方法で、1人が原稿を読み上げ、もう1人がそれを聞きながら該当箇所を目で確認します。視覚・聴覚を同時に使うため、表記ゆれや誤字を発見しやすい方法です。
▼校正については詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
さらに、原稿を一度寝かせてから再度素読み校正を行うことで、前回は気づかなかった表記ゆれを見つけられることもあります。可能であれば複数人でチェックすることで、より表記統一の精度が高まるでしょう。
3．Wordの便利機能を活用する
Wordには、校正作業を効率化する便利な機能が備わっています。人の目による確認に加えてツールを併用することで、見落としを減らし、作業時間の短縮にもつながります。
表記ゆれチェック機能
①Word上部の「校閲」タブをクリック
②左から2番目の「文章校正」のなかにある「スペルチェックと文書校正」をクリック
③「表記ゆれチェック」ウインドウが表示される
④「対象となる表記の一覧」から修正したい表記を選択し、修正候補から正とする表記を選択
⑤「変更」をクリックし、修正が完了したら「閉じる」を押す
詳細な設定を確認・変更したい場合は、以下の手順で行います。
「ファイル」
→「その他」
→「オプション」
→「文章校正」
→Wordのスペルチェックと文章校正内の文書のスタイル「設定」
→希望するオブションの左側ボックスにチェックを入れる/外す
さらに、文書のスタイルを「公用文（校正用）」に設定すると、より高い精度で校正を行うことができます。
表記統一機能（置換）
①Word上部の「ホーム」タブをクリック
②右から2番目の「編集」のなかにある「置換」をクリック
③「検索する文字列」に誤表記例を入力
④「置換後の文字列」に正とする表記を入力
⑤「次を検索」を押すと該当箇所がハイライト表示されるため、修正が必要な場合は「置換」、修正が必要ではない場合は「次を検索」をクリック
⑥以降繰り返し
▼誤字脱字のチェック方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ
表記統一は手間のかかる作業ではありますが、文章の信頼性と読みやすさを保つために欠かせない工程です。表記ルールの設定、複数の校正方法、ツールの活用などを組み合わせることで、表記ゆれは確実に減らすことができます。
ぜひ本記事を参考に、日々の原稿作成や編集業務に役立ててみてください。
