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広報誌のデジタル化を成功させるには?読者を増やす4つのポイント

環境問題への関心の高まりやコスト削減、DXの進展など、ペーパーレス化が注目されている昨今では、多くの企業や自治体で広報誌や社内報、機関誌などのデジタル化が検討されています。

しかし、ただ単に紙媒体をデジタルに置き換えるだけの内容や構成では、読者の感心を引くことができず、読者離れを起こしてしまうことも。「デジタル化したものの成果として表れていない」あるいは「そもそもどのようにデジタル化してよいのかも分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、読者を増やし効果的な発信をするために、改めて広報誌をデジタル化するメリット・デメリットを確認し、デジタル化を成功させるポイントについてご紹介していきます。

広報誌をデジタル化するメリットとデメリット

広報誌のデジタル化にはさまざまなメリットとデメリットが存在します。それぞれを十分に理解することで、導入に向けた計画をより現実的に、かつ効果的に進めることができるでしょう。

メリット

コスト削減

デジタル化によって紙を使用しなくなるため、印刷費や配送費が不要になり、大幅なコスト削減が期待できます。特に、広報誌の発行頻度が高い場合や、配布先が広範囲にわたる場合には、このコスト削減効果が高くなるでしょう。

情報発信の迅速化

デジタル媒体では、情報をリアルタイムに更新して配信することができます。紙媒体では発行後の修正が難しく、情報が古くなるリスクがありましたが、デジタル化によって最新の情報を即座に読者に届けることが可能です。

情報へのアクセスが容易になる

デジタル化された広報誌は、PCやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続できる端末さえあれば、いつでもどこでも閲覧することができます。そのため、読者が好きなタイミングで広報誌を読むことができ、情報にアクセスするハードルが低くなります。また、物理的な配布範囲の制約がなくなるため、より多くの読者に情報を届けることが可能です。

環境負荷の軽減

デジタル化することで、紙の使用量が削減できるだけでなく、印刷・配送に伴うCO2排出量を減らすことができ、環境への負担軽減にもつながります。昨今では、企業や自治体において社会的責任の一環として地球環境への配慮が求められることも多く、重視されるポイントの一つです。

デメリット

初期導入コストとリソースの確保

デジタル化に必要なツールやシステムの導入には、初期投資が必要です。例えば、広報誌作成のためのソフトウェアや、コンテンツ配信のためのプラットフォーム選定には費用がかかる場合があります。また、デジタル化を進めるためには、新たにスタッフを配置したり、社内教育を行ったりする必要もあり、一定のリソースの確保が求められるでしょう。

デジタルデバイドが生じる

デジタル広報誌は、一部の読者層にとって利用が難しい場合があります。特に、高齢者やIT機器に不慣れな方々にとっては、インターネットやスマートフォンの操作がハードルとなり、広報誌が読まれなくなってしまう可能性も考えられます。

情報が読者に届かない可能性

紙媒体は直接手元に届くため、自然と読者の目に触れる機会が生まれますが、デジタル媒体では、読者が自ら情報にアクセスしなければ読んでもらうことができず、紙媒体のような「受動的な閲覧」を期待するのは難しいと言えます。

特に、メールマガジンやSNSの通知を見逃したり、アクションを起こす動機が弱い場合には、広報誌の閲覧数が伸び悩む可能性があります。

他の情報に埋もれるリスク

膨大な情報が溢れるインターネット上では、発信したい情報が他のコンテンツに埋もれてしまうことも考えられます。特に、SNSや検索エンジン上では、競合する情報が数多く存在するため、自社や自治体の広報誌が読者の目に留まるためには、他との差別化や高い競争力が求められます。

さらに、閲覧までの導線が複雑だったり、キーワード選定や検索エンジン最適化(SEO)対策が不十分な場合、発信した情報が狙ったターゲットに届かないこともあるでしょう。

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デジタル化を成功させる4つのポイント

広報誌をデジタル化し効果的に運用するためには、読者の関心を引きつけ、情報をしっかり届ける工夫が欠かせません。ここでは、デジタル化の成功につながる4つのポイントをご紹介します。

1.読者視点で魅力的なコンテンツを作る

デジタル広報誌の魅力は、読者が自分のペースで興味のある情報を楽しめる点にあります。そのため、紙媒体と同じ内容をそのままデジタル化するのではなく、読者の関心やトレンドに合わせたコンテンツ作りが重要です。

例えば、動画やインタラクティブコンテンツなどを取り入れることで、紙媒体では伝えきれない臨場感を届けることができます。また、記事タイトルや見出しにキャッチーな表現を用いるなど、読者の目を引く工夫も必要です。

▼企画立案のポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。

読者満足度アップ!機関誌企画立案の5つのポイント

2.発信のタイミングと頻度を最適化する

情報発信は、読者の生活リズムや情報収集のタイミングに合わせることが重要です。

例えば、月曜日の朝や金曜日の午後など、読者がコンテンツに触れやすい特定の曜日や時間帯にメールマガジンを配信するといった工夫が考えられます。また、定期的な配信スケジュールを設定することで、読者が次の配信を待つ習慣作りにもなります。ただし、配信頻度が高すぎると、読者が飽きてしまったり、不快感を与えてしまうおそれがあるため、過剰な配信は避けるようにしましょう。

3.プロモーションとSEOで広くリーチする

広報誌の内容がどれだけ優れていても、多くの読者に届かなければ成果は期待できません。そのため、SNSやメール、企業のWebサイトなど、複数のチャネルを活用して広報誌を広める努力が必要です。

また、検索エンジン最適化(SEO)を意識したコンテンツ作りも効果的です。具体的には、キーワード選定やメタタグの設定、記事内で関連性の高いリンクを貼るといった工夫が挙げられます。検索結果での露出を高め、多くの読者にリーチしましょう。

4.PDCAを回す

デジタル化した広報誌を効果的に運用するには、配信後の効果測定と改善が欠かせません。ただ作成して発信するだけでは、内容がどの程度読者に届いているのか把握できず、次回以降の改善が難しくなります。

配信後には「読者はどの記事を読んでいるか」「どのくらい読まれているのか」などの効果測定を行いましょう。PDCA(Plan-Do-Check-Act)サイクルを回すことで、読者のニーズに合った情報を発信することができます。

デジタル化する5ステップ

広報誌のデジタル化を成功させるには、計画的な手順を踏むことが重要です。

1.課題の分析

まず、現在の広報誌の運用状況を確認し、改善すべき点を明確にしましょう。例えば、「印刷費や配送コストが高い」「情報がタイムリーに届かない」「読者からのフィードバックが得られにくい」など、問題点を洗い出します。

2.計画の策定

課題が明らかになったら、具体的な計画を立てます。ターゲットとなる読者を明確にし、どのようなデジタル媒体(Webサイト、PDF、動画、SNSなど)で運用するのかを決めます。また、コンテンツ制作や配信にかかる予算やリソースを検討し、スケジュールを設定しましょう。

3.ツールやサービスの選定

デジタル広報誌の制作や配信に適したツールを選びましょう。例えば、デザイン制作にはCanvaやAdobe Creative Cloud、配信にはメールマーケティングツールやSNS管理ツールを活用できます。

4.社内体制の整備

デジタル化を成功させるためには、関係者全員が新しい運用方法を理解し、協力することが不可欠です。担当者を決め、役割分担を明確にしたうえで、必要なスキルを習得するための研修やトレーニングを行いましょう。また、デジタル化がもたらす利便性やメリットを社員に共有することも大切です。

5.効果測定

準備が整ったら、実際にデジタル広報誌を制作・配信します。配信後は、アクセス数や読者の反応などを測定し、成果を評価しましょう。読者アンケートやSNSでのコメントを参考にしながら、次回以降の改善点を洗い出します。

デジタル化は一度行えば終わりではなく、継続的な見直しと改善が必要です。これらのステップを着実に実行することで、デジタル広報誌の成功に近づけるでしょう。

おわりに

広報誌のデジタル化は、単なる紙媒体からの移行ではなく、読者のニーズに応じた柔軟なコンテンツ作り、配信のスピードやコストの最適化、さらには環境問題への取り組みとしての側面も含め、多くのメリットがあります。

今回の記事で紹介した具体的なポイントを参考に、自社の広報誌の目的や読者層に最適な方法を模索しながら、魅力的な広報誌を作りましょう。

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